1 INTRODUÇÃO

Este manual tem por objetivo facilitar o uso do cenário de BI (Business Intelligence – Inteligência de Negócios) desenvolvido para os gerentes. A ideia geral é explicar como utilizar os componentes do cenário como filtros, por exemplo, bem como, esclarecer os significados de alguns termos e abreviações utilizadas e que possam gerar dúvidas.

2 APRESENTAÇÃO

O cenário de gerentes é composto por cinco relatórios: Resumo, Placar Resultado, Placar Atingimento, Cenário Gerente e Corrida de Vendedores.

2.1 RESUMO

Tem por objetivo apresentar um panorama sobre os principais indicadores da loja com base no ano atual (ano corrente).

Na parte superior, há uma sucessão de cartões, em duas fileiras e quatro colunas. No primeiro cartão é apresentado o número de vendas faturadas, ou seja, o número de vendas de fato. O segundo cartão exibe o faturamento bruto e o terceiro o faturamento líquido. O faturamento líquido é o resultado obtido quando, do faturamento bruto, se subtrai os descontos e as devoluções e se adiciona os acréscimos. Por fim, no último cartão da primeira fileira é exibido o valor total em devoluções.

O cálculo dos descontos e dos acréscimos não estão corretos porque o ERP não registras essas informações de forma correta. Com efeito, para o cálculo do faturamento líquido as informações de valor a vista e valor a prazo.

Na segunda fileira, o primeiro cartão exibe o faturamento obtido pela loja com clientes que não moram na cidade onde a loja está instalada. Nesse caso, a identificação do município do cliente é feita com base no seu cadastro. O segundo cartão exibe o percentual que a devolução representa sobre o total de valores vendidos. O valor vendido não distingue se o registro de venda é em condicional ou se é uma venda de fato. O quarto cartão está reservado para a exibição do percentual de desconto médio praticado na loja. Diz-se que está reservado porque o cálculo do desconto não pode ser considerado sob o ponto de vista da correção do valor. No último cartão é registrado o ticket médio, ou seja, o valor médio registrado por venda.

Na parte inferior há duas tabelas. A primeira delas registra o faturamento líquido do(s) ano(s) e a Variação Entre o Ano Corrente (Atual) e o Ano Anterior (Var. AC/AA). Assim, por exemplo, se o ano analisado é 2020, a variação é calculada em relação ao faturamento de 2019. Se o ano analisado é 2021, então a variação é calculada em relação a 2020. É importante notar que a variação sempre considera o faturamento com base no período analisado. Se o período é de 01/01/2020 a 17//08/2021, por exemplo, o faturamento calculado é com base nesse período. Assim a Var. AC/AA entre os anos de 2019 e 2020 será para o ano fechado (os 12 meses) e entre o ano de 2020 e 2021 (os 8 meses). Nesse último caso, no entanto, por uma questão técnica (limitação do Power BI), embora a Var. AC/AA calcule a variação dos últimos 8 meses, o mês anterior exibirá o valor do ano fechado (12) meses, por exemplo:

A variação AC/AA é de 25,43% que corresponde a razão da diferença entre R$ 2.879.528,00 e R$ 2.147.362,00. Nesse caso em específico, R$ 2.147.362,00 corresponde ao faturamento líquido do período compreendido entre 01/01/2020 a 17/08/2020, já que o faturamento líquido do ano atual foi calculado entre 01/01/2021 e 17/08/2021. Note, contudo, que é exibido o valor de R$ 3.486.335,00 como faturamento líquido, o que corresponde ao valor fechado do ano.

A segunda tabela permite acompanhar o faturamento líquido mês a mês e os respectivos Var. AC/AA. É interessante salientar que o termo “variação” se refere ao percentual da diferença entre o faturamento AC e o faturamento AA. Logo:

2.879.528 – 2.147.362 = 732.166

732.166 / 2.879.528 = 0,2543, ou seja, 25,43%

2.2 PLACAR RESULTADO

Na parte superior há quatro cartões. No primeiro deles é indicado o resultado da melhor loja de calçados, no segundo, o resultado da melhor loja de confecções, no terceiro, o resultado da melhor loja mista e, por fim, o resultado da pior loja geral.

Na parte imediatamente inferior (quadros do meio), quadro esquerdo, tem-se o ritmo de vendas do ano anterior (Rit. AA) e o ritmo de vendas do ano corrente (Rit. AC) dia a dia. 

Por ser diário, a classificação está em ordem crescente de datas. O ritmo de vendas corresponde à soma das vendas por dia útil. Assim, por exemplo, se o vendedor V vendeu 5 vezes no dia 10/08/2021, o seu ritmo no dia 10 será a soma das vendas do dia:

Data: 10/08/2021
Vendedor: 00568918
Venda	Valor
12416	R$ 47,90
12421	R$ 119,14
12423	R$ 837,10
12425	R$ 128,60
12426	R$ 391,79

Então, o ritmo do vendedor V no dia 10 é de R$ 1.524,53.

Na terceira coluna tem-se o percentual de variação entre o Rit. AC e o Rit. AA. Nas colunas 4 e 5 tem-se o valor de venda a vista (Venda AV) e venda a prazo (Venda AP) respectivamente. Na última coluna, o valor do faturamento líquido (Venda AV + Venda AP).

No quadro direito é exibido a curva de Rit. AA e Rit. AC em função dos meses.

Por fim, na parte inferior há um gráfico que exibe a meta básica do ano corrente (barras) mês a mês e faturamento líquido (linha).

2.3 PLACAR ATINGIMENTO

Basicamente, as informações do placar de atingimento são as mesmas do Placar Resultado. A diferença principal é que nesse relatório as informações são sobre o atingimento da meta ponderada. 

Na parte inferior há um gráfico que exibe a relação entre o faturamento líquido (barras) e os ritmos de venda do ano anterior (linha alaranjada) e do ano corrente (linha amarela).

Há um esclarecimento importante a se fazer sobre as metas. A meta informada no sistema BI Config (Configurações do BI) para cada vendedor, ano e mês perfaz a meta da loja. Assim, por exemplo:

Nesse caso a Meta Básica (Valor Meta 1) é 3 x R$ 85.000 + 2 x R$ 70.000,00, ou seja, R$ 395.000,00 para o mês de agosto de 2021.

Há ainda a Meta Bônus (Valor Meta 2) que é usada na composição do valor da comissão de cada vendedor.

O BI calcula a meta básica diária simplesmente distribuindo o valor da meta básica pelos dias údo mês. Assim, por exemplo, o mês de agosto (2021) tem 31 dias. Logo, a meta básica diária é de R$ 395.000,00 / 31 = R$ 12.741,94. Contudo, por ser um valor fixo e não representar a dinâmica de vendas de acordo com o dia da semana e conforme as datas comemorativas, etc., a meta básica não é utilizada diretamente. Para refletir a dinâmica de vendas faz-se uso da Meta Ponderada (mp).

A meta ponderada utiliza o ritmo de vendas do ano anterior para conferir um peso à meta básica e, desta forma, retratar melhor a meta diária a ser estipulada para cada vendedor. O seu cálculo envolve o cálculo do peso e a consequente aplicação na meta:

p = f / v

Onde:

p é o peso, f é o faturamento do mês e v o valor da venda no dia (ritmo do dia).

Assim, se, por exemplo, o faturamento no mês de agosto de 2020 (01/08/2021 a 31/08/2021) for de R$ 357.929,14 e no dia 8 (dia correspondente ao dia 10 em 2020) a venda foi de R$ 26.950,94, então o peso será de:

p = 26.950,94 / 357.929,14; p = 0,0752968590375179

Então, no dia 10 de agosto de 2021 a meta foi acertada de R$ 12.741,94 para R$ 29.742,26, sabendo que a meta determinada foi de R$ 395.000,00:

mp = 0,0752968590375179 * 395.000; mp = 29.742,26

É interessante notar que:

a) embora o período informado seja de 01/08/2021 a 31/08/2021, o período correspondente no ano anterior é de 30/07/2020 a 29/08/2020. Isso se deve a vários fatores como por exemplo, a data relativa inicial, a diferença de número de dias de fevereiro entre anos bissextos e não bissextos.

b) da forma como o peso é calculado, se a data relativa (data equivalente no ano anterior) cai em um domingo, mesmo que a data base (data no ano atual) registre faturamento, o valor da meta ponderada será nulo (zero), pois zero dividido por qualquer valor sempre tem como resultado e zero. Da mesma forma, qualquer valor multiplicado por zero resulta em zero. 

Para esses casos, ou seja, quando a meta ponderada é zero, convencionou-se atribuir a meta aritmética até porque isso resolve o problema relacionado a vendedores que não estavam no quadro de funcionários no ano anterior. 

Assim, por exemplo, o dia 04/08/2021 tem como data relativa correspondente o dia 02/08/2020 que é um domingo. Nesse caso, a meta será R$ 12.741,94:

Um problema semelhante ocorre para os casos em que a data relativa é um dia de venda (segunda-feira a sábado), mas a data base é um domingo. Nesse caso, haverá meta ponderada, mas não haverá faturamento, como pode ser visto abaixo para o dia 08/08/2021:

Como se pode verificar pela imagem, isso altera o valor do percentual de atingimento alterando, por efeito, o percentual de atingimento como um todo.

Isso demonstra que acertos devem ser feitos:

1) na data relativa inicial (atualmente está em 01/01/2020 com data relativa de 29/12/2018);

2) na determinação das datas relativas para os casos em que sejam domingos;

3) na determinação das datas base de forma que as metas ponderadas não sejam atribuídas a domingos e feriados;

4) nas datas como um todo para que a dinamicidade das vendas seja mais fidedigna.

Com efeito, a correspondência entre os dias em que a razão (peso) é calculada e o dia em que o peso será aplicado no mês e ano corrente devem ser ajustadas no sistema BI Config, no menu Cadastros e na opção Calendário. Isso é importante porque é por meio data base que o BI encontra a data correspondente (data relativa) no ano anterior. Assim, por exemplo, a data de 04/08/2021 é uma quarta-feira, e sua correspondente é a data 02/08/2020 que é domingo, ou seja, uma data não comercial. Portanto, o valor das vendas de 02/08/2020 é 0 (zero). 

Além disso, como comentado anteriormente, o ano de 2020 é bissexto, ou seja, fevereiro tem 29 dias. Por outro lado, o ano de 2021 não, então fevereiro tem 28 dias. Como se pode prever isso é um fator complicador na determinação automática da data de referência (data correspondente no ano anterior). Também é importante perceber que, por exemplo, no caso anterior no qual o dia correspondente a 04/08/2021 é 02/08/2020, a data deve ser atrasada, ou seja, atribuir um sábado ou avançada (atribuir uma segunda-feira)? Essa pergunta só pode ser respondida por quem está a frente do negócio e entende a dinâmica das vendas.

2.4 CENÁRIO GERENTES

Esse relatório é composto, na parte superior por duas fileiras de cartões e, na parte inferior por cinco sub-relatórios. Além disso, é o único relatório que possui o filtro de data.

Os cartões superiores se referem ao período determinado pelo ano corrente, ou seja, os valores exibidos se referem ao período compreendido entre janeiro e o mês corrente.

O primeiro cartão exibe o número de dias transcorridos, ou seja, que já passaram até o momento. Aproximando o ponteiro do mouse do centro do cartão, é possível saber quantos dias úteis são esperados para o ano corrente, como pode ser visto abaixo:

O segundo e o terceiro cartões indicam o faturamento líquido e a meta registrada no período, respectivamente. O quarto cartão mostra o percentual de atingimento da meta no período. Esse segundo cartão possui um KPI (Key Performance Indicator – Indicador-Chave de Desempenho), ou seja, um indicador que demonstra se o percentual de atingimento está abaixo, no patamar ou acima do esperado.

A segunda fileira de cartões destina-se a exibir informações sobre o mês corrente. O primeiro cartão exibe os dias transcorridos do mês corrente. Assim como o primeiro cartão da primeira fileira, ao se aproximar o ponteiro do mouse sobre o centro do cartão é mostrada uma dica que informa os dias úteis previstos no mês corrente:

O segundo e o terceiro cartões indicam o faturamento líquido e a meta registrada no mês, respectivamente. O quarto cartão mostra o percentual de atingimento da meta no mês. Esse segundo cartão possui um KPI (Key Performance Indicator – Indicador-Chave de Desempenho), ou seja, um indicador que demonstra se o percentual de atingimento está abaixo, no nível ou acima do esperado.

É importante destacar que as informações dos cartões não são influenciadas pelo filtro de data. P

Na parte inferior há os sub-relatórios. Esses sub-relatórios são acessados por botões.

2.4.1 Relatório Por Vendedor

O sub-relatório “Por Vendedor” tem por objetivo determinar o desempenho de cada vendedor sob o ponto de vista da meta geral (Meta G.), da meta atual (Meta A.), do faturamento líquido (Realizado), do percentual de atingimento da meta geral (% Ating. M. G.), do percentual de atingimento da meta atual (% Ating. M. A.), do ticket médio (TM), do número de clientes novos (Cli. Novos) e da quantidade de itens vendidos (Qtde. Itens Vend.).

A Meta G. se refere ao valor da meta estipulada para cada vendedor para o mês, de acordo com o intervalo de data selecionado no ano atual. Assim, por exemplo, se o intervalo selecionado for 01/07/2021 a 17/08/2021, então a Meta G. trará a soma da meta (fechada) dos meses 7 e 8.

A Meta A., por sua vez, se refere à meta a ser batida até a data de referência (data da carga de dados). Essa distinção é importante porque, enquanto a Meta G. indica a posição do vendedor em relação à sua meta do(s) mês(es), a Meta A. informa a sua posição até o momento, com base nos dias transcorridos.

O Realizado corresponde ao faturamento líquido para o intervalo de tempo determinado no filtro de data e em relação a cada vendedor.

O percentual de atingimento da meta geral % Ating. M. G. se refere à fração da meta geral atingida para cada vendedor. De forma análoga ocorre para a % Ating. M. A.

O valor do ticket médio corresponde ao valor médio de cada venda realizada. O número de clientes novos Cli. Novos contabiliza o número de clientes novos por vendedor. Nesse caso, os clientes novos correspondem aos clientes que compraram pela primeira vez na loja. Esse número é obtido verificando se consta alguma compra anterior até o momento verificado. Caso não haja nenhuma venda registrada para o cliente ele será contabilizado como cliente novo.

A quantidade de itens vendidos se refere ao número de itens vendidos no período verificada e para cada vendedor.

Os valores dos cartões respondem ao filtro de vendedor, ou seja, selecionando-se um ou mais vendedores, os valores dos cartões trarão informações sobre esse(s) vendedor(es).

2.4.2 Relatório Valor Por Mês

Esse relatório permite comparar o faturamento líquido do ano corrente (Fat. Líq. AC) com o faturamento líquido do ano anterior (Fat. Líq. AA) e a meta ponderada. Tanto a meta ponderada (barra azul claro) quanto o Fat. Líq. AC (barra azul escuro) são indicados como barras no gráfico. O Fat. Líq. AA é indicado como uma linha (amarela).

Embora se possa filtrar os valores dos cartões por meio do gráfico, as informações são estão disponíveis para o ano e mês atual.

2.4.3 Relatório % Atingimento Por Mês (% Ating Por Mês)

Esse relatório permite comparar o percentual de atingimento do ano corrente mês a mês. As barras são coloridas conforme regra semafórica predeterminada. A cor vermelha informa que o atingimento da meta não ultrapassou os 80%. A cor amarela indica que o percentual de atingimento chegou aos 100%. A cor verde indica o realizado ultrapassou a meta estabelecida.´

O seu valor de % Ating Por Mês poderá ser diferente daquele indicado no cartão % Ating. Mês Corrente visto que neste último caso a data limite sempre será a data de referência enquanto que o valor de % Ating Por Mês varia conforme o intervalo temporal determinado no filtro Data de Apuração. 

2.4.4 Relatório de % Atingimento Por Dia (% Ating Por Dia)

Permite acompanhar dia a dia o %atingimento da meta. Além disso, exibe as informações de número de peças vendidas (Nro. Peças), valor de venda a vista (Venda a Vista), valor de venda a prazo (Valor a Prazo), valor das devoluções (Devolução), meta ponderada (Meta Ponderada), faturamento líquido (Realizado) e o percentual de atingimento da meta (% Ating. Meta).

O % Ating. Meta se refere ao percentual da meta atingido por dia. O seu valor poderá ser diferente daquele indicado no cartão % Ating. Mês Corrente visto que neste último caso a data limite sempre será a data de referência enquanto que o valor de % Ating. Meta varia conforme o intervalo temporal determinado no filtro Data de Apuração.

2.4.5 Relatório Vendedores X Departamentos

Esse relatório permite relacionar o faturamento líquido de cada vendedor com os grupos temporais: Coleção A, Coleção B e Estoque.

Esses grupos classificam os produtos de acordo com o ano da coleção. A Coleção A agrupa os produtos cujo ano de coleção são mais recentes, ou seja, do ano ano corrente (coleção atual) e da coleção do ano seguinte. Assim, por exemplo, são da Coleção A os produtos cujo ano de coleção são de 2021 e 2022. A coleção B agrupa os produtos cujo ano de coleção recua em até dois anos. Nesse caso, por exemplo, produtos que tenham ano da coleção entre 2019 e 2020 são da coleção B. Os produtos classificados como estoque são todos aqueles que o ano de coleção recua além de dois anos. Assim, a título de exemplo, se um produto tem ano de coleção igual a 2018, então ele é classificado como estoque.

É possível ainda descer ao nível de departamento agrupando-os em relação aos grupos temporais.

2.4.6 Relatório Corrida de Vendedores

Esse relatório é próprio para se impresso. Consta de um campo (Pódio) que identifica, em ordem crescente os vendedores melhor colocados em relação à meta ponderada para o mês atual. o campo % Atingimento exibe o percentual de atingimento do vendedor. Nesse campo também é apresentado um semáforo sinalizando se os vendedores estão ou não próximos de completar o superar a meta.

O quarto campo exibe o percentual de desconto médio (% Desc.) praticado por cada vendedor. O quinto campo exibe o ticket médio (TM), o quinto campo o número de clientes novos (Cli. Novos). Os campos % Vendas AV e % Vendas AP exibem o valor das vendas a vista e a prazo respectivamente.

Todos os outros campo se referem às condições de pagamento. As 221 condições de pagamento foram, conforme definição da diretoria agrupadas em seis categorias a fim de facilitar a apreciação dos dados.

Vale notar que inconsistências na definição dessas categorias foram identificadas, de forma que explica a discrepância entre os valores do campo  % Vendas AV e do campo % a Vista.

3 UTILIZAÇÃO DA FERRAMENTA

Para que os dados possam ser utilizados adequadamente é importante entender alguns aspectos sobre o que a ferramenta (Microsoft Power BI) proporciona, especialmente nas questões relacionadas a filtragem de dados, cruzamento de filtros e imersão e hierarquização de dados.

3.1 FILTROS

Os dados podem ser filtrados de forma que permitem compor perspectivas distintas e muito úteis do ponde de vista informacional. Essa filtragem pode ocorrer das seguintes formas:

a) filtragem por segmentação de dados;

b) filtragem por determinação de dados;

c) imersão ou perfuração (data drilling).

3.1.1 Filtragem por Segmentação de Dados

Na filtragem por segmentação de dados, todos o dados de um relatório ou mesmo de todo o cenário são segmentados (restringidos). A segmentação de dados mais comum é definir períodos de data que devem ser exibidos, por exemplo:

A principal característica da filtragem segmentação de dados é que sempre há um ou mais componentes destinados a prover as opções de segmentação. Como por exemplo:

3.1.2 Filtragem por Determinação de Dados

A filtragem por determinação de dados por sua vez usa os próprios dados para determinar como outros dados serão filtrados. Por exemplo:

Na imagem, ao se clicar no mês de janeiro de 2021 (2021-01) representado na primeira barra do gráfico, todos os dados do primeiro (canto superior esquerdo) e do segundo visual (canto superior direito) são filtrados para esse período. Pode-se ainda compor filtragem ao se clicar em vários dados ao mesmo tempo que se pressiona a tecla Ctrl:

Na imagem, a título de exemplo, pode-se ver a composição de filtros. Foram selecionados todos os meses ímpares para compor o filtro.

3.1.3 Filtragem por Imersão/Emersão de dados

A ferramenta permite que se faça imersão nos dados (drill down) ou emersão (drill up). Nesse caso, os dados devem estar hierarquizados, ou seja, dispostos em níveis de informação. Um exemplo de hierarquia seria algo como:

1       Ano
1.1    Mês
1.1.1 Dia

Quando os dados estão mantidos hierarquizados em um visual ele apresenta os controles de análise (drilling):

O controle de drill up (emersão) é simbolizado pela flecha apontando para cima, o controle de drill down é simbolizado pela dupla flecha apontando para baixo.

O seletor de drill down (flecha apontando para baixo) habilita que o elemento visual ao ser clicado expanda um nível (desça um nível) em vez de efetuar filtragem por determinação de dado.

O seletor de expansão (flecha bifurcada), por sua vez, permite expandir mais de um nível por vez.

O seletor de emersão (seta para cima) só fica ativo quando se está, no mínimo no segundo nível da hierarquia, ou seja, é necessário um nível acima que se possa subir. Do exemplo anterior, o seletor de emersão só estará ativo se o nível for no mínimo o de mês (1.1).

O seletor de imersão por sua vez estará ativo sempre que houver um nível a que possa descer. Do exemplo anterior, tanto os níveis de ano (1) ou mês (1.1( habilitam o drill down.

Quando se trata de um visual tabular (os dados são mostrados sob a forma de uma tabela), o controle de drill up e drill down é também simbolizado pelo símbolo de mais (para imersão) ou menos (para emersão) como pode ser visto na figura abaixo:

As opções de drilling também podem ser acessadas clicando-se com o botão direito sobre o dado hierarquizado.

3.2 Detalhamento

Há em certas situações que se deseja analisar um determinado dados com mais detalhes. Quando essa necessidade é apercebida, pode ter sido incluído uma tabela de detalhamento. Para acessar essa tabela de detalhamento, basta clicar com o botão direito sobre o dados que se queira detalhar e em seguida selecionar a opção Drill-through como pode ser visto na figura anterior. Por fim basta selecionar o detalhamento adequado caso existam mais de um disponível.